Как получить согласие на обработку персональных данных GDPR

0

В этой статье вы узнаете как соблюдать Общее положение о защите данных (GDPR) с помощью форм подписки. Если вы ведете свой бизнес на территории Евросоюза (ЕС) или обрабатываете персональные данные людей из ЕС, вы обязаны следовать GDPR.

С юридической точки зрения, согласие GDPR должно быть свободно предоставленным, конкретным, информативным и не двусмысленным.

Вы также должны четко объяснить, как вы планируете использовать личные данные людей. Mailchimp обновил формы подписки, чтобы помочь пользователям соблюдать этот закон. Необязательные формы Mailchimp, адаптированные под GDPR, включают в себя флажки для получения согласия и редактируемые разделы, в которых объясняется, как и почему вы используете данные.

Обратите внимание:

  • Включение полей GDPR в формах подписки это еще не все. Это первый шаг процесса. Чтобы получить согласие от новых и существующих контактов, необходимо настроить  формы, создать сегмент и отправить кампанию для получения согласия.
  • Можно импортировать разрешения для аудитории с поддержкой GDPR, если вы собираете и храните записи о контактах за пределами Mailchimp. Вы несете ответственность за то, что демонстрируете согласие подписчиков на обработку персональных данных.
  • Mailchimp Subscribe не совместим с полями GDPR.
  • Некоторые стили всплывающих форм не совместимы с полями GDPR.
  • Mailchimp предлагает инструменты и информацию в качестве ресурса, но не предоставляет юридических консультаций. Рекомендуется обратиться к юрисконсульту, чтобы узнать, как на вас влияет GDPR.
  • Если вы находитесь в ЕС или используете Mailchimp для продвижения на рынок кому-либо в ЕС, просмотрите Раздел 20 Условий использования Mailchimp  и Раздел 5.E. (ii) Политики конфиденциальности Mailchimp. Эти разделы содержат важную информацию о том, как Mailchimp обрабатывает данные ЕС и что вы должны делать, если храните данные ЕС в своей учетной записи Mailchimp.

Как это работает

Создайте форму подписки, совместимую с GDPR

  • Включите поля GDPR. Включите поля GDPR на формах подписки для каждой аудитории, на которую оно распространяется.
  • Редактируйте поля GDPR. Mailchimp предлагает язык для полей GDPR, чтобы вам было легче создавать совместимые с ним формы. Возможно, вам придется отредактировать язык в соответствии с вашим маркетинговым планом, поэтому обязательно внимательно изучите его. Если вы решите написать свои собственные описания, убедитесь, что вы четко указали, почему собираете данные.

Сегментируйте аудиторию по маркетинговым разрешениям

Сегментируйте свою аудиторию на основе маркетинговых разрешений, которые вы получаете из формы подписки. Вам не нужно ждать, чтобы собрать необходимые данные для создания сегментов. После того как сегменты будет созданы и сохранены, вы сможете получить к ним доступ в любое время. Дайте сегментам свои названия, чтобы вы без труда могли их найти.

Соберите согласия

  • От новых контактов. После сохранения изменений в конструкторе форм эта форма подписки будет содержать поля GDPR в совместимых опубликованных формах. Новые контакты, при подписке, смогут дать разрешение на обработку данных.
  • От существующих контактов. Вам также необходимо получить согласие на обработку данных GDPR у существующих контактов из аудитории. Отправьте письмо всем своим подписчикам, содержащее ссылку для обновления их настроек.

Отправляйте кампании

После сохранения своего сегмента используйте его для отправки регулярной рассылки или рекламной кампании только тем людям, которые дали согласие через форму подписки.

Поля GDPR

Поля формы GDPR включают флажки, которые ваши контакты будут использовать для подписки на рассылку, и место где вы сможете добавить необходимую информацию. Mailchimp предлагает предустановленный язык, который можно редактировать в соответствии с вашим маркетинговым планом. Убедитесь, что каждый раздел точно описывает вашу маркетинговую деятельность.

Таблица ниже объясняет, что нужно включить в каждое поле.

Поле Содержимое
Описание В этом поле описывается, почему вы собираете информацию, содержащуюся в форме подписки, такую как маркетинговые новости и обновления продуктов.
Опции В этом поле используются флажки для получения согласия на каждое маркетинговое действие, которое вы проводите. Mailchimp предоставит вам несколько общих маркетинговых действий, и вы можете добавить свои собственные. Помните, что каждая маркетинговая деятельность должна быть четко обозначена и требует отдельного согласия.
Юридический текст В этом поле объясняется, как вы будете использовать данные контактов. Заявления, которые вы делаете в этом разделе, должны соответствовать действительности, поэтому обязательно измените это поле в соответствии с особенностями вашего бизнеса. Включите ваши контактные данные в форму подписки — GDPR требует, чтобы организация, собирающая личные данные (это вы), идентифицировала себя. Сообщите своим клиентам, что они могут изменить свое мнение в любое время с помощью ссылки «Отписаться».

Если вы планируете использовать данные, которые собираете у своих контактов, для рекламы в Интернете, четко объясните свою рекламную деятельность и убедитесь, что в вашем “Заявлении о cookie-файлах” описаны любые файлы cookie или технологии отслеживания, которые вы можете использовать. Если вы не уверены, “Заявление о cookie-файлах Mailchimp” включает раздел “Cookies served through the Services”, в котором описывается технология, которую вы (или ваш сайт) можете использовать, в зависимости от функций, которые вы используете через Mailchimp.

Политика конфиденциальности и условия Это недоступное для редактирования поле позволяет подписчикам знать, что вы будете хранить их информацию в своей учетной записи Mailchimp, поэтому вам не нужно описывать эту операцию хранения в допустимом текстовом поле вашей формы. Ссылка на Политику конфиденциальности и Условия Mailchimp включена.

Какие формы совместимы с полями GDPR?

После добавления полей формы GDPR для вашей аудитории, они будут включены в размещенные формы подписки для этой аудитории, встроенные формы, формы обновления профиля и посадочные страницы подписки.

Поля также будут включены во всплывающие формы, в которых используется формат оформления Modal, а также выравнивание изображения None или Top.

Создание формы подписки, подходящей для GDPR 

Чтобы использовать поля GDPR в формах подписки, необходимо включить их для каждой аудитории, которая собирает или содержит личные данные граждан ЕС, а также отредактировать их, чтобы показать ваши маркетинговые действия.

Как включить и редактировать поля GDPR

После включения полей GDPR для аудитории они будут доступны для просмотра и редактирования. Эти поля будут включены в большинство форм подписки, связанных с этой аудиторией, включая всплывающие формы, размещенную форму подписки, встроенные формы и посадочные страницы подписки. Чтобы включить и изменить поля GDPR для своей аудитории, выполните следующие действия:

  1. Перейдите на вкладку “Аудитория” (Audience).
  2. Если у вас более одной аудитории, нажмите на выпадающее меню “Текущая аудитория” (Current audience) и выберите ту, с которой хотите работать.
  3. Нажмите на выпадающее меню “Управление аудиторией” (Manage Audience) и выберите “Настройки” (Settings).
  4. Нажмите “Поля и настройки GDPR” (GDPR Fields and Settings).
  5. Установите флажок “Включить поля GDPR в формах подписки” (Enable GDPR fields on Signup Forms).
  6. Отредактируйте свои поля GDPR.
  7. Нажмите “Сохранить настройки GDPR” (Save GDPR Settings).

После того, как формами подписки начнут пользоваться, будьте осторожны с любыми другими изменениями. Если вы поменяете флажок, то согласие, которое вы получили до внесения изменения, больше не будет действовать, и его нужно будет получить повторно. Если вы хотите изменить свою форму, Mailchimp предлагает добавить новую опцию или удалить старую.

Редактирование полей GDPR из конструктора форм

После включения полей GDPR их также можно редактировать в конструкторе форм. Изменения, которые вы вносите в конструкторе форм, будут применены к большинству форм подписки Mailchimp, включая совместимые всплывающие формы и посадочные страницы. Чтобы редактировать поля GDPR из конструктора форм, выполните следующие действия:

  1. Перейдите на вкладку “Аудитория” (Audience).
  2. Если у вас более одной аудитории, нажмите на выпадающее меню “Текущая аудитория” (Current audience) и выберите ту, с которой хотите работать.
  3. Нажмите на выпадающее меню “Управление аудиторией” (Manage Audience) и выберите “Формы подписки” (Signup forms).
  4. Нажмите “Выбрать” (Select) рядом с “Построитель форм” (Form builder).
  5. В конструкторе форм, прокрутите до конца и нажмите на поле “Маркетинговые разрешения” (Marketing Permissions).
  6. Отредактируйте поля GDPR. Если вы хотите, чтобы ваши контакты выбирали какой-то параметр перед подпиской, установите флажок “Требовать хотя бы один параметр” (Require at least one option).
  7. После завершения нажмите “Сохранить поля” (Save Fields).

Сегментация аудитории по маркетинговым разрешениям

После того, как вы установили флажки разрешений, сегментируйте аудиторию, чтобы убедиться, что вы отправляете рассылку только тем людям, которые дали свое согласие через форму подписки. Чтобы создать и сохранить сегмент в аудитории, выполните следующие действия.

  1. Перейдите на вкладку “Аудитория” (Audience).
  2. Если у вас более одной аудитории, нажмите на выпадающее меню “Текущая аудитория” (Current audience) и выберите ту, с которой хотите работать.
  3. Нажмите “Просмотр контактов” (View Contacts).
  4. Нажмите “Новый сегмент” (New Segment).
  5. В первом выпадающем меню выберите название поля формы GDPR.
  6. Создайте отдельный сегмент для каждого разрешения. Вы можете добавить до пяти условий, чтобы создать сегмент, включающий контакты, которые выбрали более одного разрешения на рассылку.
  7. Когда условия будут выбраны, нажмите “Просмотреть сегмент” (Preview Segment), чтобы просмотреть выбранный сегмент.
  8. Нажмите “Сохранить как сегмент” (Save as segment).
  9. Во всплывающем окне “Сохранить сегмент” (Save segment) введите его название и нажмите “Сохранить” (Save).

Как собрать разрешения

Теперь, когда вы обновили формы и настроили сегменты, можно получать разрешение от новых контактов и соответственно продавать. Но все еще нужно, чтобы существующие контакты дали свое разрешение. Сообщите своим подписчикам, что им нужно обновить свой профиль с помощью кампании согласия.

Вы можете воспользоваться уже готовым шаблоном Mailchimp или создать кампанию с нуля. Разошлите кампанию согласия всем пользователям своей аудитории и убедитесь, что в ней есть ссылка “Обновить профиль”. С этой ссылкой не работает отслеживание кликов, поэтому необходимо использовать поля и сегменты формы GDPR, чтобы узнать, кто обновил свои настройки.

Чтобы получить согласие от существующих контактов, выполните следующие действия:

  1. Создайте новую почтовую кампанию.
  2. В разделе “Содержимое”(Content) нажмите “Дизайн письма” (Design Email).
  3. На шаге выбора шаблона перейдите на вкладку “Темы” (Themes).
  4. Нажмите выпадающее меню и выберите “Уведомления подписчика” (Subscriber Alerts).
  5. Нажмите на “Шаблон оповещения подписчика GDPR” (GDPR Subscriber Alert).

Шаблон включает предложенный язык, который можно редактировать. Предварительно просмотрите и протестируйте свою рассылку, а затем отправьте ее всей аудитории.

После того, как кампания согласия будет отправлена, используйте ваши сегменты разрешения на маркетинг, чтобы работать только с теми подписчиками ,которые точно дали свое разрешение. Возможно будет лучше отписать от своей рассылки те контакты, которые не предоставили разрешение на отправку ваших писем.

Важно быть уверенным, что у вас есть правовая основа — например, согласие или законный интерес — чтобы отправить рассылку контакту. Если вы не уверены, что в соответствии с GDPR вы можете отправлять письма клиенту, лучше этого не делать и удалить его из рассылки. В любом случае, Mailchimp предлагает обратиться к юристу, чтобы обсудить особенности вашей ситуации.

Версии форм

Когда новый клиент подпишется на рассылку через размещенную на хосте, всплывающую или посадочную страницу подписки с поддержкой GDPR, эта информация будет записана в текстовой версии вашей формы. Это фиксирует поля GDPR, которые видели ваши контакты при подписке. Вы можете просмотреть эту информацию в любое время на странице профиля контакта. 

Также здесь можно изменить настройки подписки для своего контакта, но это делать не рекомендуется. Если вы решите изменить настройки своего подписчика, убедитесь, что у вас есть на это его явное и проверяемое согласие.

Подробно обо всех функциях, возможностях и особенностях Mailchimp вы узнаете в видео-тренинге “Большой курс по Mailchimp“. После прохождения тренинга выдается сертификат.